Diputados: Sistema que simplifica legalización de documentos fue habilitado a través de Ley 20.711
Diputados: Sistema que simplifica legalización de documentos fue habilitado a través de Ley 20.711
Publicado el 26 de febrero del 2014
La normativa corresponde a una implementación de la
Convención de La Haya conocida como “La Apostilla”, adoptada el 5 de
octubre de 1961, en La Haya, Países Bajos.
Un sistema más simple de legalización de documentos públicos extranjeros posibilitó la Ley 20.711,
publicada el 2 de enero de 2014, al materializar la implementación de
la Convención de La Haya conocida como “La Apostilla”, adoptada el 5 de
octubre de 1961, en La Haya, Países Bajos.
La iniciativa (boletín 8556) ingresó como mensaje el 30 de agosto del 2012 a la Cámara de Diputados, instancia que la aprobó y despachó al Senado el 17 de enero de 2013. Esta Corporación aprobó la propuesta con modificaciones el 19 de noviembre de 2013, las cuales fueron ratificadas por la Cámara el 21 de noviembre.
Cabe mencionar que el sistema de la Apostilla es un método simplificado de legalización de documentos a efectos de verificar su autenticidad en el ámbito internacional. Físicamente, consiste en una hoja que se agrega (adherida al reverso o en una página adicional) a los documentos que la autoridad competente estampa sobre una copia del documento público.
La normativa señala que los instrumentos públicos otorgados en un Estado Parte de la Convención de La Haya que Suprime la Exigencia de Legalización de Documentos Públicos Extranjeros, no deberán ser sometidos al procedimiento de legalización, si respecto de estos se ha otorgado apostillas por la autoridad designada por el Estado de que dimana dicho instrumento.
Las certificaciones oficiales que hayan sido asentadas sobre documentos privados, tales como menciones de registro, comprobaciones para la certeza de una fecha y autenticaciones de firmas, podrán presentarse legalizadas o con apostillas, pero en estos casos sólo acreditará la autenticidad de la certificación, sin otorgar al instrumento el carácter de público.
Según lo dispuesto por la Convención, no podrán otorgarse apostillas respecto de los documentos expedidos por agentes diplomáticos o consulares y los documentos administrativos que se refieren directamente a una operación mercantil o aduanera.
También señala que los documentos públicos que hayan sido autenticados mediante el sistema de apostilla, según lo dispuesto en el artículo 345 bis del Código de Procedimiento Civil, no requerirán de protocolización para tener el valor de instrumentos públicos. La apostilla no requerirá certificación de ninguna clase para ser considerada auténtica.
Mediante decreto del Ministerio de Relaciones Exteriores, suscrito por el Ministro de Justicia, se dictará un reglamento que establecerá la forma de solicitar, tramitar y otorgar apostillas en conformidad a lo establecido en la Convención.
El otorgamiento de apostillas se realizará electrónicamente, por aquellas autoridades u órganos públicos que esta ley faculta para ello y que se encuentren registrados y hayan validado sus firmas en la forma que establezca el reglamento.
Se crea además un Sistema Electrónico Único de Apostillas, a cargo del Ministerio de Relaciones Exteriores, en el que se tramitarán y guardarán en forma centralizada y en línea todas las apostillas emitidas, a partir de la entrada en vigencia de esta ley, por las autoridades u organismos públicos competentes en el país.
El reglamento determinará la forma de organización del sistema electrónico, el que deberá dejar constancia, a lo menos, del número y fecha de la apostilla, el nombre y calidad jurídica del signatario del documento público autenticado mediante este sistema, y la imagen de la apostilla emitida.
En su perfil de implementación del sistema, la Ley avanza en la adecuación de diversas normas institucionales y ministeriales que buscan garantizar el correcto uso del mecanismo:
- Ministerio de Relaciones Exteriores: respecto de instrumentos emitidos por cualquier autoridad y que se autentiquen mediante este sistema.
- Ministerio de Justicia: en los documentos expedidos en cualquier región del país, provenientes de Notarías Públicas, de Archiveros Judiciales, de Conservadores de Bienes Raíces, de los servicios dependientes y los relacionados con el Ministerio de Justicia, con excepción del Servicio de Registro Civil e Identificación, además de las sentencias y otras resoluciones dictadas por los Tribunales de Justicia que pertenezcan al Poder Judicial que hayan sido autenticadas en la forma y para los casos que determine el reglamento.
El Secretario Regional Ministerial de Justicia de la Región Metropolitana no gozará de esta facultad, siendo competente la Subsecretaría de Justicia para otorgar apostillas en dicha región, respecto de los documentos, sentencias y resoluciones indicados precedentemente.
- Registro Civil e Identificación: en los documentos emanados del Servicio y, asimismo, autorizar a determinados funcionarios su otorgamiento.
- Ministerio de Educación: en materia de certificados de estudios básicos, medios o superiores y documentos que acreditan puntajes obtenidos en evaluaciones de selección universitaria, de su competencia.
- Ministerio de Salud: en los documentos en que consten las firmas de las autoridades del Ministerio o de algún profesional del área que acredite el estado de salud de una persona o le prescriba algún tratamiento o medicación.
Las disposiciones de esta ley entrarán en vigencia una vez que entre a regir en el país la Convención de La Haya que Suprime la Exigencia de Legalización de Documentos Públicos Extranjeros.
La iniciativa (boletín 8556) ingresó como mensaje el 30 de agosto del 2012 a la Cámara de Diputados, instancia que la aprobó y despachó al Senado el 17 de enero de 2013. Esta Corporación aprobó la propuesta con modificaciones el 19 de noviembre de 2013, las cuales fueron ratificadas por la Cámara el 21 de noviembre.
Cabe mencionar que el sistema de la Apostilla es un método simplificado de legalización de documentos a efectos de verificar su autenticidad en el ámbito internacional. Físicamente, consiste en una hoja que se agrega (adherida al reverso o en una página adicional) a los documentos que la autoridad competente estampa sobre una copia del documento público.
La normativa señala que los instrumentos públicos otorgados en un Estado Parte de la Convención de La Haya que Suprime la Exigencia de Legalización de Documentos Públicos Extranjeros, no deberán ser sometidos al procedimiento de legalización, si respecto de estos se ha otorgado apostillas por la autoridad designada por el Estado de que dimana dicho instrumento.
Las certificaciones oficiales que hayan sido asentadas sobre documentos privados, tales como menciones de registro, comprobaciones para la certeza de una fecha y autenticaciones de firmas, podrán presentarse legalizadas o con apostillas, pero en estos casos sólo acreditará la autenticidad de la certificación, sin otorgar al instrumento el carácter de público.
Según lo dispuesto por la Convención, no podrán otorgarse apostillas respecto de los documentos expedidos por agentes diplomáticos o consulares y los documentos administrativos que se refieren directamente a una operación mercantil o aduanera.
También señala que los documentos públicos que hayan sido autenticados mediante el sistema de apostilla, según lo dispuesto en el artículo 345 bis del Código de Procedimiento Civil, no requerirán de protocolización para tener el valor de instrumentos públicos. La apostilla no requerirá certificación de ninguna clase para ser considerada auténtica.
Mediante decreto del Ministerio de Relaciones Exteriores, suscrito por el Ministro de Justicia, se dictará un reglamento que establecerá la forma de solicitar, tramitar y otorgar apostillas en conformidad a lo establecido en la Convención.
El otorgamiento de apostillas se realizará electrónicamente, por aquellas autoridades u órganos públicos que esta ley faculta para ello y que se encuentren registrados y hayan validado sus firmas en la forma que establezca el reglamento.
Se crea además un Sistema Electrónico Único de Apostillas, a cargo del Ministerio de Relaciones Exteriores, en el que se tramitarán y guardarán en forma centralizada y en línea todas las apostillas emitidas, a partir de la entrada en vigencia de esta ley, por las autoridades u organismos públicos competentes en el país.
El reglamento determinará la forma de organización del sistema electrónico, el que deberá dejar constancia, a lo menos, del número y fecha de la apostilla, el nombre y calidad jurídica del signatario del documento público autenticado mediante este sistema, y la imagen de la apostilla emitida.
En su perfil de implementación del sistema, la Ley avanza en la adecuación de diversas normas institucionales y ministeriales que buscan garantizar el correcto uso del mecanismo:
- Ministerio de Relaciones Exteriores: respecto de instrumentos emitidos por cualquier autoridad y que se autentiquen mediante este sistema.
- Ministerio de Justicia: en los documentos expedidos en cualquier región del país, provenientes de Notarías Públicas, de Archiveros Judiciales, de Conservadores de Bienes Raíces, de los servicios dependientes y los relacionados con el Ministerio de Justicia, con excepción del Servicio de Registro Civil e Identificación, además de las sentencias y otras resoluciones dictadas por los Tribunales de Justicia que pertenezcan al Poder Judicial que hayan sido autenticadas en la forma y para los casos que determine el reglamento.
El Secretario Regional Ministerial de Justicia de la Región Metropolitana no gozará de esta facultad, siendo competente la Subsecretaría de Justicia para otorgar apostillas en dicha región, respecto de los documentos, sentencias y resoluciones indicados precedentemente.
- Registro Civil e Identificación: en los documentos emanados del Servicio y, asimismo, autorizar a determinados funcionarios su otorgamiento.
- Ministerio de Educación: en materia de certificados de estudios básicos, medios o superiores y documentos que acreditan puntajes obtenidos en evaluaciones de selección universitaria, de su competencia.
- Ministerio de Salud: en los documentos en que consten las firmas de las autoridades del Ministerio o de algún profesional del área que acredite el estado de salud de una persona o le prescriba algún tratamiento o medicación.
Las disposiciones de esta ley entrarán en vigencia una vez que entre a regir en el país la Convención de La Haya que Suprime la Exigencia de Legalización de Documentos Públicos Extranjeros.
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